VolleyClub – Datenschutzhinweise

Zuletzt aktualisiert: 22. Oktober 2026.

1. Geltungsbereich und verantwortliche Organisationen

VolleyClub wird von PSG, Borut Grauf s.p., Pod gonjami 85, 2391 Prevalje, Slowenien, Unternehmensregisternummer 8519471000, Steuer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer SI54246679, unter der Marke Fimula betrieben. Kontaktieren Sie uns unter support@volleyclub.app.

Diese Hinweise erklären die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der VolleyClub-Produktwebsite, in der App und auf gehosteten Vereinswebsites. Für SportHQ-Anfragen und die Verzeichnisdienste von JoinSport gelten eigene Hinweise. Ein gemeinsamer Anbieter oder Betreiber bedeutet nicht, dass Daten zwischen Vereinen oder Produkten automatisch für jeden Zweck ausgetauscht werden.

Ihr Verein bestimmt normalerweise die Zwecke für Mitgliederakten, Teams, Training, Anwesenheit, Bewertungen, Nachrichten, Teilnahmegebühren und veröffentlichte Vereinsinhalte. Wir stellen das System bereit und verarbeiten diese Datensätze nach seinen Weisungen gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Verein muss sich Ihnen gegenüber benennen und seine Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungspraxis erläutern.

Wir sind verantwortlich für unsere Lieferantenbeziehung zu Vereinsvertretern, an uns gerichtete Anfragen, eigene Abrechnungs- und Rechtsunterlagen sowie Konto-, Sicherheits- und Supportverarbeitungen, deren Zwecke wir bestimmen. Erfolgt derselbe technische Dienst auf Vereinsweisung, handeln wir für diese Tätigkeit als Auftragsverarbeiter. Unsere technische Fähigkeit, das System zu verwalten, macht uns nicht zum Verantwortlichen für sämtliche Vereinsinformationen.

2. Informationen und Quellen

Abhängig von den genutzten Funktionen verarbeiten wir:

• Identitäts- und Kontaktdaten wie Namen, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten und Profilfotos;
• geschützte Anmeldedaten, Kontostatus, Rollen und Vereinszuordnungen;
• Mitgliedschaft, Teamzuordnungen, Trikotangaben und Zuordnungen zu Sorgeberechtigten;
• Trainingspläne, Anwesenheit, Spielteilnahme, Ergebnisse und Rückmeldungen;
• Trainerbewertungen, Entwicklungsziele und Notizen berechtigter Mitarbeiter;
• Vereinskommunikation, hochgeladene Dateien, Websiteanfragen und Mitgliedsanträge;
• vom Verein eingegebene Teilnahmegebührenaufzeichnungen und unsere getrennten Abonnementabrechnungen;
• technische Daten wie IP-Adressen, Anfrage- und Anmeldezeiten, Geräte-/Browserinformationen, Sicherheitsereignisse und Diagnoseberichte;
• Supportnachrichten und Aufzeichnungen über Datenschutzanfragen und deren Bearbeitung.

Wir erhalten Daten von Ihnen, berechtigten Vereinsmitarbeitern, Sorgeberechtigten und anderen berechtigten Personen sowie durch die Dienstnutzung. Öffentliche Inhalte liefert oder veröffentlicht der Verein. Er kann Mitgliederdatensätze erstellen oder importieren, bevor die jeweilige Person ein Konto hat.

Einige aktivierte Funktionen können begrenzte Gesundheitsangaben erfassen, etwa Krankheit oder Verletzung als Abwesenheitsgrund. Der Verein muss die erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen schaffen, den Zugang beschränken und unnötige medizinische Details vermeiden. VolleyClub ist kein Krankenaktendienst.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Für unsere eigenen Tätigkeiten als Verantwortlicher gelten folgende Zwecke und Grundlagen:

Bei berechtigten Interessen berücksichtigen wir Auswirkungen auf Personen und notwendige Schutzmaßnahmen. Sie können wie unten erläutert widersprechen. Der Vereinsvertrag ist keine pauschale Rechtsgrundlage für alle Mitgliederdaten. Der Verein bestimmt seine eigene Grundlage nach Artikel 6 und bei sensiblen Daten die zusätzlich erforderliche Voraussetzung.

Erforderliche Angaben werden bei der Erhebung gekennzeichnet. Ohne notwendige Konto- oder Kontaktdaten können wir unter Umständen keinen Zugang gewähren oder nicht antworten. Optionale Angaben sollten auf das für die Funktion oder Vereinsaktivität Erforderliche beschränkt bleiben.

4. Wer Informationen einsehen kann

Der Zugang innerhalb eines Vereins hängt von berechtigten Rollen und der jeweiligen Funktion ab. Sorgeberechtigte erhalten Zugang zu Datensätzen der Kinder, für die sie berechtigt sind. Auf öffentlichen Vereinswebsites veröffentlichte Informationen sind für alle sichtbar und können von Suchmaschinen indexiert werden.

Unser berechtigtes Personal greift bei Bedarf für Support, Sicherheit, Betrieb oder Datenschutzanfragen auf Informationen zu. Für Hosting, E-Mail-Versand, Netzwerkschutz und Sicherungen nutzen wir die unter Unterauftragsverarbeiter genannten Anbieter. Wir können Informationen an Berater, Behörden oder andere Empfänger weitergeben, soweit dies zur Rechtsbefolgung oder zur Begründung oder Verteidigung von Rechten erforderlich ist.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Identifizierbare Inhalte in der Verantwortung des Vereins nutzen wir nicht für Werbung. Vereinsveröffentlichungen und optionale Drittanbieterfunktionen benötigen jeweils eine eigene geeignete Grundlage.

5. Verarbeitungsorte und Übermittlungen

Die genannten Hauptanbieter für Hosting und E-Mail sind in der EU tätig. Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk; Routing-, Sicherheits- und verwandte Informationen können daher außerhalb des EWR verarbeitet werden. EU-Hosting bedeutet nicht, dass jede Verarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet.

Für beschränkten Übermittlungsvorschriften unterliegende Transfers verwenden wir einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, bei Bedarf mit ergänzenden Maßnahmen. Informationen zu den einschlägigen Garantien können Sie über unseren Kontakt anfordern. Die Anbieterliste erläutert Aufgaben und Standorte.

6. Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Informationen nur so lange auf, wie Zweck, einschlägige Weisungen und geltende gesetzliche Anforderungen es erfordern. Insbesondere:

• Vereinsakten folgen während des Abonnements den rechtmäßigen Aufbewahrungsweisungen des Vereins. Der Austritt aus einem Team löscht nicht zwingend jede Aufzeichnung, rechtfertigt aber keine unbegrenzte Aufbewahrung. Fragen Sie den Verein nach seinen Zwecken für Mitglieder- und historische Akten.
• Nach Ende des Vereinsabonnements werden Daten 90 Tage eingeschränkt aufbewahrt und anschließend einschließlich Kopien gelöscht. Frühere gültige Löschweisungen werden befolgt. Für ein gültiges ausstehendes Rückgabeverlangen oder gesetzliche Aufbewahrung benötigte Daten bleiben zweckbeschränkt.
• Kontoinformationen bleiben erhalten, solange sie für aktiven Zugang und damit verbundene Sicherheits- oder Rechtszwecke benötigt werden. Die Entfernung aus einem Verein schließt ein auch bei einem anderen Verein genutztes gemeinsames Konto nicht unbedingt.
• Exportdateien personenbezogener Daten sind sieben Tage nach Erstellung verfügbar und werden dann durch die Exportbereinigung entfernt. Die zugrunde liegenden Kontodatensätze werden dadurch nicht gelöscht.
• Abgelehnte oder unbeantwortete Mitgliedsanträge werden 180 Tage nach der maßgeblichen Entscheidung oder letzten Aktivität entfernt. Angenommene Anträge folgen dem Verfahren der zugehörigen Mitgliederakte.
• Abrechnungs- und Steuerunterlagen werden für die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Support-, Sicherheits- und Streitunterlagen bleiben entsprechend Zweck, Risiko sowie einschlägigen Anspruchs- oder Beweissicherungsfristen mit entsprechend beschränktem Zugang erhalten.
• Verschlüsselte Sicherungskopien verfallen spätestens 90 Tage nach Erstellung. Sie sind vor gewöhnlicher Nutzung geschützt; nach einer Wiederherstellung werden geltende Löschweisungen erneut umgesetzt.

Auf Anfrage stellen wir relevante Aufbewahrungsdetails bereit. Rechtlich aufzubewahrende Unterlagen sind auf diesen Zweck beschränkt und bleiben nicht für sachfremde Nutzung verfügbar.

7. Kinder

Der Dienst enthält Spielerakten von Kindern, Kinder dürfen jedoch kein eigenes Anmeldekonto nutzen. Berechtigte Sorgeberechtigte greifen im Namen des jeweiligen Kindes auf dessen Daten zu; Vereinsmitarbeiter entsprechend ihren Rollen. Der Verein dokumentiert die Zuordnung und Berechtigungen der Sorgeberechtigten und verantwortet die Rechtsgrundlage für Kinderdaten. Der Zugang der Sorgeberechtigten macht diese Akten nicht zu deren personenbezogenen Daten und beseitigt keine Datenschutzrechte des Kindes. Die Erlaubnis zum Vereinsbeitritt ist von der Erlaubnis zur Veröffentlichung eines Kinderfotos getrennt.

Kinderdaten sollten auf den Bedarf des Vereins begrenzt sein. Sensible Angaben und öffentliche Fotos verlangen besondere Sorgfalt. Ob Sorgeberechtigte handeln dürfen, hängt von ihrer Befugnis, den Rechten des Kindes und dem geltenden Recht ab. Kontaktieren Sie uns oder den Verein, wenn Sie Zugang oder Nutzung für unangemessen halten.

8. Ihre Rechte und das Anfrageverfahren

Je nach Rechtsgrundlage und geltenden Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragbarkeit verlangen, der Verarbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen, ohne die bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitung zu berühren. Diese Rechte unterliegen rechtlichen Voraussetzungen und Ausnahmen; sie gewähren nicht sämtlich ein bedingungsloses Recht auf Entfernung jedes Datensatzes.

Sie können uns ohne Anmeldung per E-Mail oder Post kontaktieren. Soweit verfügbar, nimmt auch Meine Daten und Datenschutz Export- und Löschanfragen entgegen. Unser Plattformbetriebsteam bearbeitet den technischen Vorgang, der kontoverknüpfte Informationen mehrerer Vereine umfassen kann. Wir prüfen bei Bedarf Identität und Sorgeberechtigung, klären den Umfang und beziehen den jeweiligen Verein für Verarbeitungen in dessen Verantwortung ein. Ein Verein erhält dadurch keinen Zugriff auf fremde Vereinsakten.

Fragen zu Zwecken oder Entscheidungen eines Vereins richten Sie an diesen; als Auftragsverarbeiter unterstützen wir ihn. Sie können die Anfrage auch an uns senden; wir helfen bei der richtigen Zuordnung. Zentrale Verwaltung beseitigt weder die Verantwortlichenpflichten des Vereins noch unsere eigenen Pflichten.

Wir antworten unverzüglich und, soweit die DSGVO es verlangt, innerhalb eines Kalendermonats. Ist eine zulässige Verlängerung erforderlich, erläutern wir sie innerhalb dieser ersten Frist. Softwareabläufe oder Kündigungsoptionen setzen gesetzliche Fristen nicht außer Kraft. Beschränkungen der Kontoschließung werden erläutert, einschließlich notwendiger Schritte zur Übertragung der Vereinsadministration.

Bei der hier beschriebenen Verarbeitung treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Trainerbewertungen sind Informationen zur Beurteilung durch berechtigte Personen und ersetzen deren Entscheidungen nicht.

9. Cookies, Sicherheit und Beschwerden

Die Hinweise zu Cookies und Browserspeicher beschreiben Anmeldecookies, Einstellungen, Navigationsspeicher und relevante externe Dienste. Optionale Technologien werden gesondert geprüft; erforderliche Einwilligungen werden eingeholt.

Wir nutzen risikogerechte Maßnahmen, darunter Zugangskontrollen, Trennung der Vereinsdaten, geschützte Zugangsdaten, verschlüsselte Übertragung, Protokollierung und geschützte Sicherungen. Kein Dienst kann absolute Sicherheit garantieren. Datenschutzverletzungen melden wir dem jeweiligen Verantwortlichen, den Behörden und betroffenen Personen, soweit und innerhalb der Fristen, die das Gesetz verlangt.

Sie können sich beim slowenischen Informationsbeauftragten oder einer anderen zuständigen Behörde beschweren, insbesondere an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Sie müssen sich nicht zuerst bei uns beschweren.

Bei Änderungen der Verarbeitung aktualisieren wir diese Hinweise und kommunizieren wesentliche Änderungen angemessen. Fragen und Anfragen: support@volleyclub.app oder die Postanschrift in Abschnitt 1.